Como acompanhar a apuração de CBS e IBS

A tela Apuração CBS/IBS mostra, para cada cliente da carteira e mês a mês, o que as notas fiscais dele destacam de CBS e de IBS: os débitos das notas de saída que ele emitiu, os créditos das notas que ele recebeu e o saldo da competência. Ela também mostra quantas notas da competência têm o preenchimento de IBS e CBS a corrigir.

A apuração é feita pelo CPF ou CNPJ do cliente e junta as inscrições estaduais das fazendas que o produtor concedeu ao escritório. Cada CPF ou CNPJ tem a sua apuração: uma filial com CNPJ próprio aparece separada da matriz. Os valores vêm das notas e do Financeiro do Aegro, sem nenhuma digitação do escritório.

Passo a passo

1. Abra a apuração

No menu lateral do escritório, abra Fiscal › Apuração CBS/IBS.

Se o item não aparece, falta a função Ver documentos no seu perfil do escritório. Peça a quem tem a função Gerir membros e perfis para incluí-la. As outras condições do quadro acima não escondem o item: a tela abre e mostra um aviso no lugar dos valores (veja Quando a tela não mostra valores).

2. Confira o cliente

A tela já abre com o primeiro cliente da lista e no mês atual, sem você escolher nada. Em Filtrar por cliente, o campo mostra o cliente que está na tela.

Para trocar, clique no campo e escolha outro cliente. Para achar um cliente mais rápido, digite o nome ou o CPF ou CNPJ na busca Pesquisar…, no topo da lista. Um cliente com mais de um CPF ou CNPJ aparece uma vez para cada documento.

3. Escolha a competência

A competência é o mês civil. Para trocar, use as setas ‹ e ›, ao lado do mês, ou clique no mês para abrir o seletor e escolha outro. Só dá para escolher de janeiro de 2026 até o mês atual: os outros meses aparecem desabilitados no seletor, e as setas param no primeiro e no último mês.

Ao trocar o cliente, a tela mantém o mês. Ao trocar o mês, mantém o cliente. Nos dois casos, ela volta ao total do cliente, sem recorte por inscrição estadual.

4. Leia os cards

Para a CBS e para o IBS, a tela mostra:

Quando o valor em destaque é credor, o card passa a se chamar Saldo credor da competência. Logo abaixo dos cards, a faixa “Nesta competência o crédito se apropria pelo destaque na nota” explica por que o saldo em destaque desconta também o crédito provisionado.

Ao lado do valor em destaque do saldo, um selo compara esse valor com o da competência anterior: uma seta para cima, uma seta para baixo ou um traço, com a variação em percentual ou, se o saldo anterior era zero, com o valor do saldo. A comparação é pelo tamanho do saldo, sem o sinal. O selo não aparece quando não há competência anterior para comparar, quando um dos saldos está indisponível ou quando o saldo trocou de lado, de devedor para credor ou o contrário.

5. Veja quantas notas têm preenchimento a corrigir

O aviso de preenchimento mostra quantas notas da competência têm os campos de IBS e CBS a corrigir, por exemplo “3 de 40 documentos com preenchimento a corrigir”. A contagem vale para a competência inteira, com as notas emitidas e as recebidas, mesmo com uma inscrição escolhida.

O aviso não diz quais são essas notas, nem se são emitidas ou recebidas, e as listas do passo 6 não marcam as notas a corrigir. A conferência olha o preenchimento de IBS e CBS de cada item da nota e aponta a nota quando:

• o item não tem o grupo de IBS e CBS;
• o CST ou o cClassTrib está em branco ou não existe nas tabelas oficiais;
• o CST exige tributo, mas os valores de IBS e CBS estão zerados.

As notas recebidas entram na contagem, mas só o fornecedor pode corrigi-las.

Quando a conferência não aponta nenhuma nota, o aviso diz, por exemplo, “Nenhum dos 40 documentos da competência tem preenchimento de IBS e CBS a corrigir.” Isso não quer dizer que as notas estão todas certas: a conferência olha só os pontos da lista acima. Se o aviso aparece sem contagem, a conferência não pôde ser feita.

O texto do aviso lembra que o preenchimento de IBS e CBS continua obrigatório, que a rejeição automática está suspensa, sem data de retomada anunciada, e que as inconsistências podem ser corrigidas até 31/12/2026, no Programa Nacional de Conformidade Tributária.

6. Confira as notas da competência

Abaixo dos cards, a tela lista as notas que formam os valores:

• Débitos por saída · competência pela emissão: as notas de saída que o cliente emitiu.
• Créditos por entrada: as notas que o cliente recebeu, com o Fornecedor.

Cada linha traz o número, a data de emissão, o CFOP, a inscrição estadual ou propriedade, a base e os valores de CBS e de IBS.

7. Veja por inscrição estadual

Quando as notas da competência estão em mais de uma inscrição estadual, ou há notas sem inscrição, a tabela Composição por inscrição estadual mostra os valores de cada uma e o Total do documento.

Para olhar só uma inscrição, clique no chip dela em Inscrições estaduais. Se o cliente tem mais de quatro inscrições, a tela mostra um campo no lugar dos chips: escolha a inscrição em Inscrição estadual. Com uma inscrição escolhida, a tela mostra a faixa Recorte, porque os valores deixam de ser o total do cliente, e a tabela de composição some. Clique em Voltar ao total para ver tudo de novo.

As notas sem inscrição atrelada aparecem como Sem IE vinculada. Nesse recorte, as listas de notas mostram “Lista indisponível neste recorte”, mas os valores dos cards já incluem essas notas.

8. Exporte a apuração

Quando a tela mostra valores, clique em Exportar. O diálogo Exportar apuração mostra o cliente, a competência e o recorte que vão para o arquivo. Clique em Gerar arquivo. O download começa sozinho, e a tela mostra por alguns segundos “Arquivo pronto:”, com o nome do arquivo e o botão Baixar de novo.

A planilha tem as abas Resumo da apuração, Débitos por saída, Créditos por entrada e Composição por IE, no recorte da tela. Ela não leva a contagem de notas com preenchimento a corrigir.

Se alguma das fazendas que o produtor concedeu ao escritório estiver sem assinatura ativa no Aegro, a exportação é recusada.

Por que um crédito aparece como provisionado ou pago

O crédito de uma nota recebida fica na competência da emissão da nota. Ele entra no Crédito provisionado e passa ao Crédito pago à medida que as parcelas da conta a pagar são liquidadas no Financeiro. Uma nota paga em parte fica em parte provisionada e em parte paga. Para isso, a nota precisa estar ligada a uma conta a pagar, com parcelas, no Financeiro da fazenda.

Os cards mostram a situação das parcelas no momento em que você abre a competência, e não o mês do pagamento. Por isso, o provisionado de uma competência passada diminui quando as parcelas são liquidadas depois.

Em Créditos por entrada, acima da lista, a tela diz quantos documentos de entrada da competência estão sem situação de crédito determinável. Essa conta junta as notas sem conta a pagar ligada e as ligadas a um lançamento sem parcela. O crédito delas não entra no provisionado nem no pago.

A data e a hora do último cálculo aparecem ao lado do título da tela.

Quando a tela não mostra valores

Se o primeiro cliente da lista ainda não liberou o acesso, a tela já abre em “Sem acesso a este contribuinte”, com o mês em branco. Escolha outro cliente em Filtrar por cliente.

O que esta tela não faz

• Ela mostra os valores destacados nas notas e não substitui o sistema contábil do escritório.
• Os créditos só contam as NF-e recebidas que estão no Aegro com o XML completo. As notas de entrada emitidas pela própria fazenda e as notas de crédito não entram em nenhum dos lados.
• O Imposto Seletivo não é destacado pelo Aegro e não entra nos valores.
• Os valores cobrem só as fazendas que o produtor concedeu ao escritório. Quem define quais fazendas pertencem ao cliente é o produtor.