Como autorizar o acesso de um escritório contábil

Quando o seu escritório contábil usa o Aegro Contador, ele pede autorização para acessar os documentos fiscais da sua fazenda. Quem decide o que o escritório pode ver e fazer é você: o acesso só existe depois que você autoriza, e você pode encerrá-lo quando quiser.

Passo a passo

1. Abra o convite

O convite chega por e-mail, com o assunto “Um escritório contábil quer acessar os documentos fiscais de”, seguido do nome e do CNPJ ou CPF que o escritório informou no convite (do CPF, só os últimos dígitos aparecem). O e-mail traz o nome do escritório, a data limite para responder e o botão VER CONVITE, que abre a sua lista de convites no Aegro.

Sem o e-mail, o convite também está dentro do Aegro:

1. Clique na sua foto ou inicial, no canto superior direito, e em Propriedades.
2. Abra a aba Convites.
3. Na aba Pendentes, que abre primeiro, ficam os convites que esperam a sua resposta.

Se você entrou pelo e-mail com o código de acesso e caiu na tela Propriedades, basta abrir a aba Convites.

2. Leia o cartão do convite

Cada convite pendente mostra o nome e o CNPJ ou CPF do escritório, o selo Aguardando sua autorização, quem enviou e quando, o nível pedido (Pede:), o estabelecimento (Onde:) e o prazo (Responda até). Clique em Ver convite.

3. Confira o pedido

Abre em tela cheia a Autorização de acesso. Para sair dela sem responder, use o X.

• Quem está pedindo: o nome e o CNPJ ou CPF do escritório e quem convidou.
• O que o escritório poderá fazer: o nível pedido, com o que ele inclui e o que não inclui (veja a tabela abaixo).
• Onde: o estabelecimento do convite (CNPJ ou CPF e inscrição estadual) e a pergunta “Quais das suas propriedades correspondem a este estabelecimento?”.
• Até quando: “Sem prazo, você encerra quando quiser. Se o escritório ficar 12 meses sem entrar, o acesso expira.”
• Termo e avisos: o Termo de consentimento, com a versão, e os avisos.

4. Marque as propriedades

Cada propriedade da lista mostra “Corresponde ao estabelecimento do convite” ou “O CNPJ ou CPF desta propriedade é diferente do estabelecimento do convite”. As que correspondem já vêm marcadas. Confira, desmarque ou marque outras.

• Uma propriedade corresponde quando um dos cadastros de empresa dela tem o mesmo CNPJ ou CPF do convite e, se o escritório informou uma inscrição estadual, a mesma inscrição. Inscrição “ISENTO” conta como sem inscrição.
• Você pode marcar uma propriedade que não corresponde. A tela avisa, com o nome dela, que o escritório vai ver também as notas fiscais do CNPJ ou CPF dessa propriedade, e pede para conferir se é isso mesmo.
• A lista mostra só as propriedades em que você pode responder convites.
• Marque ao menos uma e, no máximo, 100 propriedades por autorização.
• A autorização vale só para as propriedades marcadas.

5. Leia o termo e os avisos

O termo explica o que o escritório pode fazer, por quanto tempo e como você encerra o acesso. Mais de um escritório pode ter autorização no mesmo estabelecimento, e cada ação fica registrada com o autor.

Ao autorizar, o Aegro registra o seu aceite com a data, a hora, o seu usuário e a versão do termo. Esse registro prova o que você autorizou e fica guardado mesmo se você encerrar o acesso.

Se o escritório informou que você entrega o SPED Fiscal, aparece um aviso a mais: ao autorizar, você também permite que o Aegro ligue, na sua empresa emissora, a captura da data e do CFOP de entrada das notas recebidas.

6. Autorize ou recuse

No rodapé, clique em Autorizar ou em Recusar.

• Autorizar: a tela mostra Autorizado e “O escritório já pode acessar os documentos deste estabelecimento.” O acesso é liberado em instantes e passa a aparecer na aba Concedidos. A carteira do escritório mostra a nova situação; ele não recebe e-mail.
• Recusar: confirme em Recusar. O escritório vê a recusa na carteira dele e não tem acesso aos seus documentos. Recusar não pede motivo e não exige marcar propriedade. Se mudar de ideia, o escritório precisa enviar um novo convite.

Os quatro níveis de acesso

O escritório pede um nível, e você autoriza ou recusa esse nível inteiro.

Depois de autorizar, o escritório ganha um perfil próprio na aba Perfis da propriedade, e é por ele que você ajusta o que o escritório faz. Veja Perfil Contador.

Dois prazos diferentes

Se o prazo do convite acabar com a tela aberta, ela mostra Convite expirado. Peça ao escritório para enviar um novo convite.

Não encontrei o convite

• Entre com o mesmo e-mail do convite. O convite fica na conta do e-mail que o escritório informou. Confira com o escritório o endereço usado.
• O prazo pode ter vencido. Passados 30 dias do envio, o convite some de Pendentes, sem aviso na lista.
• O escritório pode estar suspenso. Enquanto durar a suspensão, o convite fica fora da lista.
• Você não tem a permissão na propriedade. Se a tela disser “Nenhuma das suas propriedades permite autorizar este acesso. Peça ao proprietário para responder a este convite.”, peça ao proprietário. Você ainda pode recusar, mas não autorizar. A mesma mensagem aparece para quem ainda não tem nenhuma propriedade no Aegro: o dono precisa cadastrar a propriedade antes.

A tela funciona no navegador do computador e do celular. Use o navegador para responder aos convites.

Para acompanhar ou encerrar um acesso depois de autorizado, veja Como acompanhar, revogar ou reconfirmar o acesso do escritório.