Como gerar o SPED Fiscal do cliente

O SPED Fiscal do painel do escritório monta a EFD ICMS/IPI de cada cliente a partir das notas que já estão no Aegro: as recebidas, que o produtor ou o escritório lançou, e as emitidas pela fazenda. Você não digita nota nenhuma. O seu trabalho é conferir o que vai no arquivo, decidir o que pede decisão e baixar o TXT oficial para validar e transmitir no PVA.

O SPED trabalha por estabelecimento, ou seja, por CNPJ ou CPF com a inscrição estadual, e por competência, mês a mês. Cada estabelecimento passa uma vez pela abertura e, depois, cada mês segue o mesmo caminho: conferir, gerar, conferir o arquivo e baixar.

Abra o SPED Fiscal

No menu lateral do escritório, abra Fiscal › SPED. A página SPED Fiscal abre no mês atual. Pelo Início do escritório, o botão Abrir SPED, no quadro do SPED, leva para a mesma página.

Se o item SPED aparece desabilitado, passe o mouse sobre ele para ver o motivo, como “Você não tem permissão para abrir o SPED: falta a função Ver documentos.”. Se o escritório ainda não foi validado, a página mostra “O SPED abre quando o escritório for validado”. Veja Como criar sua conta e seu escritório.

No campo Mês/Ano, escolha a competência. O mês atual é o último que o campo oferece.

Acima da lista, um quadro para cada situação mostra quantos estabelecimentos estão nela. A lista Estabelecimentos da carteira traz um estabelecimento por linha, com as colunas Estabelecimento, CNPJ/CPF · IE, Documentos e Estado do período:

Clique em Abrir para trabalhar na competência do estabelecimento. Na linha Gerado, o botão Baixar baixa o TXT da versão gerada.

Se você só vê os clientes atribuídos a você, a lista mostra só os estabelecimentos deles. Se a carteira não tem estabelecimento, a página mostra “Nenhum cliente da carteira tem estabelecimento cadastrado”. Cadastre o cliente pela carteira, como em Como cadastrar um cliente e convidar o produtor.

Confira o cadastro fiscal do estabelecimento

O arquivo declara ao fisco quem é o estabelecimento: razão social, endereço, inscrição estadual, perfil, atividade e o contabilista. Esses dados ficam no Cadastro fiscal do estabelecimento, e o arquivo só sai com ele completo. Por isso vale conferir antes da primeira competência.

1. Na lista Clientes, abra o menu da linha do cliente e clique em Editar.
2. Abra a aba Dados fiscais. Ela só abre com o acesso ao cliente ativo; antes disso, a dica diz “O cadastro fiscal abre quando o acesso ao cliente estiver ativo.”.
3. Confira as seções Identidade, Endereço, Perfil e atividade, Crédito de ICMS, Obrigações a recolher e Contabilista, e salve.

Cada campo mostra de onde veio o valor, como “Origem: Aegro Gestão”, “Origem: convite” ou “Origem: contador”. Quando o Aegro Gestão tem um valor diferente, ele aparece em “Valores diferentes no Aegro Gestão:” para você escolher.

Algumas regras da aba:

• Perfil do contribuinte: A, B ou C. Vale o perfil atribuído pelo fisco estadual. O link Consultar a obrigatoriedade de entrega ajuda a conferir.
• Indicador de atividade: vem sem valor de propósito, porque o Aegro não decide isso por você. Em CPF, ele é sempre 1 (Outros).
• Vencimento do ICMS: o dia do mês seguinte à competência.
• Inscrição estadual: se o convite saiu sem ela, a aba avisa “IE não informada no convite: sem ela o arquivo não é gerado.”. Clique em Informar IE para preenchê-la na aba Cadastro básico.

Sem a função Fazer lançamentos, a aba abre só para leitura.

Faça a abertura do estabelecimento

A primeira vez que você abre uma competência de um estabelecimento, o Aegro mostra a abertura. Ela aparece uma vez só e faz as três perguntas sem as quais o arquivo não pode nascer. Responda com o cliente em mente: as respostas valem para as competências seguintes.

1. Competência: “A competência é pela data de emissão ou pela data de entrada da mercadoria?”. Escolha Data de emissão ou Data de entrada da mercadoria. A data de entrada só existe para nota lançada com a captura de data de entrada ligada na empresa do estabelecimento, e as notas anteriores a 18/08/2026 não têm esse dado.
2. Sentido: “O arquivo cobre entradas, saídas ou as duas?”. Escolha Só entradas, Só saídas ou As duas. Com Só entradas, o arquivo traz só os documentos de entrada e o E110 sai sem débito. Com Só saídas, o E110 sai sem os créditos das entradas.
3. Bloco K: “Este cliente é obrigado ao Bloco K (registro de produção e estoque)?”. Com Sim, a tela avisa que esta versão não gera o Bloco K: a ausência fica declarada no arquivo, e isso não cumpre a obrigação.

Use Continuar e Voltar para andar entre os passos e, no último, clique em Concluir e abrir a competência. A competência abre em seguida.

Se o cadastro fiscal tem campos em falta, a abertura lista os campos em “Falta preencher no cadastro fiscal:”. Clique num deles para abrir o cadastro. A abertura pode ser concluída mesmo assim; o que o cadastro incompleto segura é a geração do arquivo.

Trabalhe na competência

A página da competência mostra o nome do cliente, o estado do período, o CNPJ ou CPF, a inscrição estadual, a UF e as respostas da abertura, como “Competência pela data de emissão · entradas e saídas”. As setas ao lado do Mês/Ano levam à Competência anterior e à Competência seguinte do mesmo estabelecimento.

Confira o recorte do arquivo

O quadro Recorte do arquivo diz o que entra e o que fica de fora:

• as fazendas cujas notas entram no arquivo, e as que ficaram de fora porque a captura de notas está desligada nelas;
• Contas de energia e água: “As contas de energia elétrica e de água não estão no arquivo. Complemente no seu sistema contábil antes do PVA.”;
• Fora do arquivo, à espera de atribuição: notas e CT-e que só entram depois que uma inscrição estadual for atribuída a eles.

Leia os números

Resolva as atenções

A faixa de atenções separa o que precisa de decisão do que vale conferir, como notas arquivadas no Aegro, notas sem lançamento, itens pendentes de classificação, fazendas com a captura desligada e notas com cópias em várias fazendas que divergem. Clique numa atenção para filtrar a lista por ela, e em Ver detalhes para ler o que cada uma significa. Sem nada a olhar, a faixa diz “Nenhuma atenção nesta competência.”.

Confira as notas

A lista traz as notas da competência em duas abas, Entradas e Saídas. As saídas são só para leitura. Use Buscar produto, nota, fornecedor, NCM, CFOP ou chave, os filtros Atenções, Situação, Fornecedor, CFOP de entrada, CST, Origem, Confiança e Itens, e Ordenar por. Limpar filtros tira todos.

Em cada item de entrada, a coluna De onde veio a classificação diz como o CFOP de entrada foi decidido e com que confiança: alta quando veio de decisão registrada, média quando é inferência nossa, que vale conferir, e baixa quando nenhum sinal resolveu o item, que pede revisão antes de gerar.

O que você pode mudar no arquivo:

• Corrigir o CFOP de entrada e o CST de um item: clique na célula marcada como editável e escolha um código. O item passa a mostrar “correção do contador”.
• Tirar uma nota do arquivo: desmarque a caixa da nota, escolha o motivo em “Por que esta nota sai do arquivo?” e clique em Tirar do arquivo. Os motivos são Nota duplicada, Nota de outro estabelecimento ou de outra IE, Nota de outra competência, Operação que não se escritura neste arquivo e Situação do documento não refletida no Aegro Gestão, como cancelamento ou denegação. Para devolver a nota, marque a caixa de novo.
• Desfazer alterações: desfaz as correções e as notas tiradas ou devolvidas desde a última versão, depois de confirmar em Desfazer.

Gere o arquivo

No rodapé da competência, clique em Gerar arquivo. Abre o diálogo Gerar arquivo:

• Saldo credor do período anterior: aparece na primeira competência que você gera. Informe o valor, mesmo que seja zero.
• Finalidade do arquivo (COD_FIN): vem com a proposta do Aegro, 0 · Remessa do arquivo original ou 1 · Remessa do arquivo substituto. Você pode trocar.
• Quando a competência tem ICMS retido por substituição tributária, o diálogo pede os valores dos registros E200, E210 e E250, por UF. O arquivo só sai com todos informados; zero conta como valor.

Clique em Gerar arquivo para confirmar. Para desistir, clique em Cancelar.

Enquanto o arquivo é gerado, a versão aparece Em geração, com “O arquivo fica pronto no próximo ciclo.”. Quando fica pronta, abre a conferência do arquivo.

Quando o Gerar arquivo fica desabilitado

O motivo aparece escrito ao lado do botão, em “Não é possível gerar o arquivo porque:”. Os mais comuns:

Confira o arquivo antes de baixar

A página Conferência do arquivo antes de baixar mostra a versão gerada: o número da versão, quando e por quem foi gerada, quantas notas e itens estão no arquivo e o COD_FIN. Ela não é lista de erro: cada achado diz de quem é o trabalho.

O Resultado resume a conferência:

Os achados vêm contados por veredito:

• Defeito nosso: precisa de correção antes de entregar. Fale com o nosso time pelo chat do Aegro.
• Vale conferir: você olha e decide. Não impede a entrega.
• Vem do documento do fornecedor: a estranheza é do documento, não do arquivo.

A lista dos achados mostra o Veredito, o Registro, a Nota, o Item, O que destoa, o Esperado e o Encontrado. Embaixo, Documentos fora do arquivo lista cada nota que ficou de fora e o Motivo.

Para ver todas as versões da competência, clique em Ir para o lote, que abre o Histórico de versões.

Baixe o TXT oficial

O TXT é o arquivo que você valida e transmite no PVA. Você baixa de quatro lugares:

• na conferência do arquivo, pelo botão Baixar o arquivo;
• no Histórico de versões, pelo Baixar da linha da versão;
• na lista do SPED, pelo Baixar da linha em Gerado;
• na competência, pelo Ver o TXT, que baixa a última versão.

O nome do arquivo segue o modelo EFD_ICMS_IPI_2026_10_123456789_v1.txt: ano, mês, inscrição estadual e número da versão.

Quando o download fica bloqueado, o motivo aparece ao lado do botão:

Veja as versões e retifique

No rodapé da competência, clique em Ver versões para abrir o Histórico de versões. No topo fica a versão atual, com quem gerou, os documentos e itens, o COD_FIN, a Conferência e as Fazendas cobertas. A lista traz todas as versões, da mais nova para a mais antiga, com as colunas Versão, Gerado em, Quem gerou, Documentos, Itens, Veredito, COD_FIN e Estado. Detalhes abre a conferência da versão.

Para mudar uma competência já gerada, retifique:

1. No Histórico de versões, clique em Retificar.
2. Confirme em Retificar. A competência passa a Retificando.
3. Clique em Abrir a competência para trabalho, faça as mudanças e gere o arquivo de novo. A próxima geração cria uma versão nova, com o COD_FIN que você declarar, em geral 1 · Remessa do arquivo substituto.

O Retificar só aparece na competência Gerado e exige a função Fazer lançamentos. As versões anteriores continuam no histórico.

O que conferir antes de entregar

Antes de transmitir no PVA, confira:

• Energia elétrica e água: as contas não estão no arquivo. Complemente no seu sistema contábil.
• Bloco K: esta versão não gera o Bloco K. Se o cliente é obrigado, o arquivo declara a ausência, e isso não cumpre a obrigação.
• Substituição tributária, DIFAL e IPI: a geração não apura esses impostos. Na substituição tributária, você informa os valores no diálogo Gerar arquivo.
• Notas fora do arquivo: confira o quadro Fora do arquivo e a lista Documentos fora do arquivo da conferência.
• Atenções: resolva o que precisa de decisão e olhe o que vale conferir.
• Cadastro fiscal: mudou algo depois de gerar? Retifique para que a competência leve o cadastro novo.

Quando a geração falha

Uma versão Com falha mostra o motivo. Os mais comuns:

Pronto, agora você sabe gerar, conferir e baixar o SPED Fiscal dos seus clientes pelo Aegro Contador!