Como ver os documentos recebidos dos clientes

A página Documentos recebidos do painel do escritório mostra as NF-e, NFS-e e CT-e que cada cliente recebeu, pelo CPF/CNPJ dele, sem você precisar entrar na fazenda. Ali você confere o que chegou no mês, acha as notas canceladas e as não lançadas, baixa os XMLs e os PDFs e exporta a planilha. Para manifestar, lançar ou arquivar, você abre a fazenda do cliente a partir da mesma página.

Passo a passo

1. Abra Documentos recebidos

No menu lateral do escritório, abra Fiscal › Documentos recebidos. O item só aparece para quem tem a função Ver documentos. Sem a função, quem abre a página pelo endereço volta para a lista Clientes.

2. Escolha o cliente

No campo Cliente, clique em Selecionar cliente e escolha um cliente da carteira. Cada opção mostra o nome e o CPF ou o CNPJ, e você pode pesquisar o cliente pelo nome ou pelo CPF/CNPJ. Os estabelecimentos com o mesmo CPF/CNPJ aparecem como um cliente só.

Se a carteira tem um cliente só, a página já abre nele. Se tem mais de um, ela abre no último cliente que você viu neste navegador; na primeira vez, mostra “Escolha um cliente” e não lê nada até você escolher.

Se você só vê os clientes atribuídos a você, a lista mostra só esses. Veja Como atribuir clientes à equipe do escritório.

3. Escolha a fazenda

No campo Fazenda, ao lado, escolha uma das fazendas que o cliente liberou para o escritório. A página abre na última fazenda que você viu desse cliente ou, sem ela, na primeira fazenda em que você pode ver os documentos.

A fazenda em que o escritório não pode ver os documentos aparece na lista com um cadeado e “Sem acesso” e não pode ser escolhida. A opção mostra o motivo, o mesmo que aparece em Quando a lista não aparece.

4. Escolha o período

O período fica no seletor de datas da barra de filtros e começa no mês atual, em Mensal. Use as setas para ir ao mês anterior ou ao seguinte, ou troque a unidade, por exemplo para Trimestral ou Personalizado, para escolher outras datas. A lista traz os documentos pela data de emissão, com o primeiro e o último dia incluídos.

5. Pesquise e filtre

Na mesma barra:

• Pesquisar procura pelo número do documento, pela razão social, pelo nome fantasia ou pelo CPF/CNPJ do emitente, pela inscrição estadual do destinatário e pela chave de acesso;
• Tipo escolhe NF-e, NFS-e ou CT-e;
• Situação escolhe Autorizado ou Cancelado pelo emitente;
• Lançamento no Aegro escolhe Lançada ou Não lançada;
• Arquivamento começa em Não arquivados. Escolha Arquivados para ver só os que o produtor arquivou, ou tire o filtro para ver todos.

Acima da lista aparece quantos documentos o período tem, como “38 documentos”. Com uma pesquisa ou um filtro, aparece também “Mostrando 5 de 38”.

Se você pesquisa a chave de acesso de uma NF-e ou de um CT-e emitido fora do período, a página avisa “A chave é de um mês fora do período.” Clique em Ir para o mês da chave para abrir aquele mês com a pesquisa mantida.

6. Confira a lista

A lista vem em ordem de emissão, da mais nova para a mais antiga, com 50 documentos por página. Clique no título de Emissão, Documento ou Valor para ordenar por essa coluna, e use a paginação, no rodapé, para trocar de página e a quantidade por página. O que cada coluna mostra está em O que a lista mostra.

7. Baixe os arquivos

No menu de cada linha, use:

• Baixar XML, para o XML completo do documento;
• Baixar DANFE, Baixar DACTE ou Baixar DANFSE, para o PDF do documento;
• Copiar chave de acesso, que mostra “Chave de acesso copiada.”.

Para a lista toda, abra Exportar, no fim da barra de filtros:

• Exportar planilha gera a planilha do período com a pesquisa e os filtros da tela, com o nome documentos-recebidos- seguido do mês, como documentos-recebidos-2026-10.xlsx, ou das duas datas, num período que não é um mês inteiro;
• Baixar XMLs baixa num arquivo compactado os XMLs dos documentos da lista;
• Baixar PDFs baixa num arquivo compactado os PDFs dos documentos da lista.

Enquanto o arquivo é preparado, aparece “Preparando o arquivo para baixar…” ou, na planilha, “Gerando a planilha…”. Os três itens ficam desabilitados enquanto um arquivo está sendo preparado e quando não há documento na lista.

8. Abra na fazenda do cliente para agir

A página só mostra e baixa. Para manifestar, lançar ou arquivar um documento, clique em Abrir na fazenda do cliente, no canto superior direito. O Aegro abre os documentos recebidos do Fiscal da fazenda escolhida nesta mesma janela, em nome do cliente, com a faixa do topo. Para voltar ao escritório, use Sair do cliente. Veja Como trabalhar na fazenda de um cliente.

Quando não é possível entrar, o botão fica desabilitado e a dica dele diz o motivo. Se a entrada é recusada depois do clique, o motivo aparece num aviso no topo da página, com as mesmas frases da carteira, listadas em Mensagens e bloqueios do Aegro Contador.

O que a lista mostra

Ao lado da manifestação, podem aparecer também:

Quando Baixar DANFE, Baixar DACTE ou Baixar DANFSE fica desabilitado, a dica do item diz o motivo:

Como achar o que falta conferir

Sobre esta lista

O ícone ⓘ ao lado do título Documentos recebidos explica o que a lista traz:

• “Aqui você vê só os documentos deste CPF/CNPJ, nas fazendas que o cliente liberou para o escritório.”
• Quando você pode ver os documentos de mais de uma fazenda do cliente: “O mesmo documento pode estar em mais de uma fazenda, com lançamento e arquivamento próprios em cada uma.”
• Quando a fazenda pode ocultar NF-e sem inscrição estadual: “NF-e sem inscrição estadual podem estar ocultas nesta fazenda e não aparecer aqui.”

A lista traz os documentos recebidos pelo CPF/CNPJ do cliente com e sem inscrição estadual. Mas, se o produtor marcou Ocultar NF-es sem inscrição estadual na busca automática da fazenda, essas NF-e não chegam a aparecer. Se faltar alguma NF-e sem IE, peça ao produtor para conferir essa opção.

Avisos da página

Acima da lista aparece no máximo um aviso de cada vez:

Um período com poucos documentos numa fazenda sem busca automática, ou com a busca desligada, não quer dizer poucas compras: avise o produtor para ligar a busca de notas na fazenda.

Os avisos dos arquivos compactados aparecem logo abaixo da barra de filtros e ficam até você trocar de cliente, de fazenda ou de período:

Se a planilha falhar, aparece “Não foi possível gerar a planilha. Tente de novo.”

Quando a lista não aparece

Pronto, agora você sabe conferir e baixar os documentos recebidos dos seus clientes pelo Aegro Contador!