Como organizar os documentos da fazenda

No Documentos da Fazenda, as pastas são opcionais: você pode guardar tudo solto e organizar só quando quiser. Este artigo mostra como usar as visões Lista e Pastas, criar e renomear pastas, mover documentos, arquivar o que saiu do dia a dia e excluir o que não precisa mais guardar.

Se você ainda não conhece a tela, comece por Entenda os Documentos da Fazenda.

As visões Lista e Pastas

Acima da tabela há um alternador com duas visões:

• Lista mostra todos os documentos da fazenda numa tabela única, com a coluna Pasta indicando onde cada um está.
• Pastas mostra as pastas da fazenda, uma por linha. Para ver o que há dentro, clique na pasta ou use a ação Abrir, no menu da linha. A trilha no alto, começando em Todos os documentos, mostra onde você está e permite voltar.

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Duas pastas já vêm prontas e não podem ser renomeadas nem excluídas:

Criar, renomear e excluir pastas

Na visão Pastas:

• Para criar, clique em Nova pasta, dê um nome e salve. A pasta criada já aparece como opção no envio e na edição de documentos.
• Para renomear, abra o menu de ações da pasta e clique em Editar. Abre a janela Renomear pasta: digite o novo nome e clique em Salvar.
• Para excluir, use a ação de excluir da pasta. O Aegro pede confirmação (“Tem certeza que deseja excluir esta pasta?”) e avisa: “Esta ação é irreversível.”. Os documentos que estavam nela não são excluídos, mas também não vão para Avulsos: eles continuam aparecendo na visão Lista, ainda com o nome da pasta antiga na coluna Pasta. Se quiser reorganizá-los, mova cada um pela ação Editar antes de excluir a pasta.

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Mover um documento de pasta

1. Na listagem, abra o menu de ações da linha do documento e clique em Editar. Abre a janela Editar documento.
2. No campo Pasta (opcional), escolha a pasta de destino (ou limpe o campo para deixar o documento em Avulsos).
3. Clique em Concluir.

No envio de vários arquivos você também pode definir a pasta de todos de uma vez, como mostra Como enviar documentos para a fazenda.

Arquivar e desarquivar

Arquivar serve para tirar da listagem do dia a dia um documento que você quer continuar guardando, como um contrato encerrado. O arquivo não é excluído.

1. Na listagem, abra o menu de ações da linha do documento.
2. Clique em Arquivar. O Aegro confirma: “O documento foi arquivado com sucesso”.

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O documento arquivado sai da listagem padrão e fica com o estado Arquivado. Para encontrá-lo de novo, ative Exibir documentos arquivados na listagem ou abra a pasta Arquivados na visão Pastas. Para trazê-lo de volta, use a ação Desarquivar: o Aegro confirma com “O documento foi desarquivado com sucesso”.

Só documentos com estado Disponível podem ser arquivados. Se a ação estiver desabilitada, o aviso “Só é possível arquivar um documento disponível.” explica o motivo.

Excluir um documento

A exclusão vale para os arquivos que você enviou e é definitiva. Ao clicar em Excluir no menu de ações do documento, o Aegro pede confirmação (“Tem certeza que deseja excluir este anexo?”) e avisa: “A eliminação é registrada em auditoria e não pode ser desfeita.”.