Entenda os Documentos da Fazenda

Os documentos da fazenda costumam viver espalhados: o contrato de arrendamento numa gaveta, o laudo no e-mail, a licença ambiental no computador do escritório. O Documentos da Fazenda resolve isso com um lugar único dentro do Aegro para guardar qualquer arquivo da propriedade, como contratos, laudos, licenças, certidões e comprovantes, organizado por pastas e sempre à mão quando o banco, o contador ou uma fiscalização pedirem.

Como acessar

Abra o menu Cadastros pelo ícone de livro na barra verde superior, no canto direito, e selecione Documentos, o item descrito como “Guarde e organize os documentos da fazenda.”.

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O que aparece na tela

A tela Documentos lista todos os arquivos guardados para a fazenda selecionada. No alto ficam o medidor de uso do armazenamento, o botão Novo documento e o alternador de visão entre Lista e Pastas.

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Você pode reorganizar e redimensionar as colunas, e a tabela guarda essas preferências para o seu usuário.

Para localizar um documento, use a busca no alto da tabela, que procura por nome, chave de acesso, CNPJ ou número da nota, como a própria caixa de busca indica. Para rever o que já foi arquivado, ative Exibir documentos arquivados.

O detalhe de um documento

Clique em um documento (ou use a ação Ver detalhes no menu da linha) para abrir o detalhe, com as informações completas:

• O nome do documento, no alto do painel, junto dos selos de situação.
• A ação Baixar arquivo, que entrega “O arquivo como foi enviado.”.
• A seção Arquivo, com o nome original do arquivo, o tipo, o tamanho e a data de emissão.
• A seção Custódia, com a pasta, a validade, a procedência, a confiança, o estado, o número de versões e a soma de verificação. Como a própria tela resume: “O cofre guarda o arquivo como ele chegou e registra cada alteração.”.

Para ajustar o nome, a pasta ou a validade, volte para a listagem, abra o menu de ações da linha e clique em Editar. A data em que o arquivo entrou fica na coluna Enviado em da listagem.

O que ocupa espaço no seu limite

O medidor no alto da tela mostra quanto do limite do seu plano já foi usado, no formato “X de Y usados em anexos”.

Tudo o que você envia por esta tela ocupa esse espaço, sem exceção de formato: PDF, imagem, planilha e também XML. Se você baixou o XML de uma nota em outro lugar e enviou o arquivo aqui, ele ocupa espaço como qualquer outro anexo.

Se o seu plano não estiver na tabela, vale sempre o limite que aparece no medidor, no alto da tela.

Quando um envio passaria do limite, ele é recusado e o arquivo aparece com o aviso “Cota do cofre esgotada”. Os documentos já guardados continuam disponíveis para consulta e download. Para liberar espaço, exclua arquivos que você enviou e não precisa mais guardar, ou fale com o nosso time para conhecer um plano com mais espaço.

Próximos passos

• Como enviar documentos para a fazenda
• Como organizar os documentos da fazenda