Como mesclar itens repetidos no catálogo

Quando o mesmo produto está cadastrado duas vezes no catálogo, as compras entram em um cadastro, o consumo sai do outro, e o estoque, os custos e os relatórios de nenhum dos dois batem. A mesclagem junta os dois em um só: os lançamentos, o estoque e os custos do item incorporado passam para o item que fica, e o item incorporado é arquivado.

Você pode mesclar pelo menu do item, no Catálogo, ou pela aba Sugestões de mesclagem, que mostra os itens repetidos que o Aegro encontrou.

Quais itens podem ser mesclados

• Registros próprios. Registros importados do catálogo Aegro não entram na mesclagem.
• Mesma categoria, mesmo tipo e mesma unidade. Um defensivo do tipo Herbicida em litros só se junta a outro defensivo do tipo Herbicida em litros. A lista de destino da mesclagem já mostra só os itens compatíveis.
• Um item por vez. Cada mesclagem leva um item para o item que fica. Se houver três cadastros do mesmo produto, faça duas mesclagens.

Se o item que você procura não aparece na lista de destino, ajuste o tipo ou a unidade no cadastro do item e volte à mesclagem. A unidade só pode ser trocada dentro da mesma escala (L e ml, por exemplo), e a categoria não pode ser alterada; veja Entenda o Catálogo.

Como mesclar pelo menu do item

1. Abra Cadastros (ícone de livro, canto superior direito) e selecione Catálogo.

2. Localize o item repetido que deve ser incorporado, abra o menu Ações (três pontos) na linha dele e clique em Mesclar.

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3. Na janela Mesclar item, o item escolhido aparece em Item de origem, com o aviso de que será arquivado. Em Item de destino, clique em Selecione o item de destino e escolha o item que fica. Se a lista for longa, use Pesquisar para achar o item pelo nome.

4. Confira Registros por domínio. A tabela mostra quantos registros serão atualizados em cada área (Estoque, Financeiro, Comercial, Fiscal, Patrimônio, Agricultura, Pecuária e Ajustes finais) e, no fim, o Total de registros a atualizar.

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5. Clique em Mesclar. A janela pede a confirmação em Confirmar mesclagem: para mudar alguma coisa, clique em Voltar; para seguir, clique em Sim, mesclar.

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Como usar as Sugestões de mesclagem

Quando o catálogo tem itens repetidos, aparece a aba Sugestões de mesclagem ao lado de Elementos, com o número de grupos encontrados. Se não há nenhum item repetido, a aba não aparece.

Cada grupo reúne itens com o mesmo nome, da mesma categoria, do mesmo tipo e da mesma unidade. Na comparação dos nomes, maiúsculas, acentos, pontuação e a ordem das palavras não contam: “Herbicida Alfa 480” e “HERBICIDA ALFA-480” entram no mesmo grupo. Os números precisam estar na mesma ordem, então formulações como 04-14-08 e 08-14-04 ficam separadas. As sugestões cobrem defensivos, fertilizantes, cultivares e itens, só de registros próprios e não arquivados.

1. No Catálogo, clique na aba Sugestões de mesclagem.

2. Escolha um grupo na lista. Ao lado aparecem a categoria, o tipo e a unidade do grupo, o item marcado como Fica e, abaixo dele, os itens que serão incorporados, cada um com a data de criação.

3. O Aegro sugere como item que fica o de cadastro mais antigo. Para escolher outro, abra os três pontos na linha do item que você prefere manter e clique em Manter este. A troca vale só enquanto você está na tela e não altera nenhum cadastro.

4. Clique em Mesclar na linha do item a incorporar. Abre a mesma janela Mesclar item, já preenchida com a origem e o destino. Confira Registros por domínio e confirme como no passo 5 de Como mesclar pelo menu do item.

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Em um grupo com três ou mais itens, mescle um de cada vez. Enquanto uma mesclagem do grupo está em andamento, os outros itens mostram Mesclagem em andamento e ficam sem o botão até ela terminar. Ao fechar a janela depois de mesclar, a lista se atualiza: o item mesclado sai do grupo, e o grupo sai da lista quando não sobra item repetido nele.

O que o Aegro faz ao mesclar

• Os registros passam para o item que fica. Movimentações e programações de estoque, contas e orçamentos, compras, requisições, contratos de venda e fretes, conciliações de notas fiscais, eventos de máquinas e implementos, atividades, aplicações, colheitas e monitoramentos, e lotes, pesagens, transferências e perdas da pecuária passam a apontar para o item que fica.
• Estoque e custos são recalculados. Nos ajustes finais, o Aegro recalcula o estoque, o inventário, os custos e as categorias do item que fica, já com as movimentações do item incorporado.
• O item incorporado é arquivado. Ele deixa de aparecer no catálogo com o filtro padrão Não arquivado. O item que fica mantém o próprio cadastro: nome, tipo e unidade não mudam.
• A janela acompanha o andamento. A mesclagem roda em segundo plano, e a janela mostra o progresso de cada área até a conclusão. Se você fechar a janela antes do fim, a mesclagem continua: para acompanhá-la de novo, abra Mesclar no mesmo item. Se a janela avisar que a mesclagem falhou, tente de novo ou fale com o Suporte.
• O item que fica é protegido durante a mesclagem. Enquanto ela está em andamento, ele não pode ser editado, arquivado nem usado em outra mesclagem.
• O item incorporado não recebe lançamentos novos. Depois da mesclagem, um lançamento que ainda use o item incorporado é recusado, como um registro feito no aplicativo sem internet e enviado depois. Antes de mesclar, peça à equipe para sincronizar o aplicativo.
• Vale para todo o catálogo. Em um catálogo compartilhado, a mesclagem vale para todas as propriedades que usam esse catálogo.

Para saber mais sobre o catálogo, veja Entenda o Catálogo e Como criar um novo elemento no catálogo.