Copiloto Aegro: lançamento automático de notas

Neste artigo, você vê como ativar o Copiloto Aegro para que ele leia as NF-e que a sua propriedade recebeu e deixe o lançamento pronto — ou faça o lançamento inteiro — sem que ninguém precise digitar nota por nota.

O Copiloto não substitui a sua conferência: ele registra, para cada nota, o que decidiu e por quê. Você continua vendo tudo, só não precisa mais fazer tudo. O caminho manual continua existindo e não muda — veja lançando notas importadas e como funciona a aba fiscal.

Siga o passo a passo do artigo ou navegue pela demonstração interativa.

Copiloto Aegro — demonstração interativa

Onde fica o Copiloto

Dentro da propriedade, abra a aba Copilotos.

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O primeiro quadro da tela, Como a automação funciona, mostra a automação inteira desenhada como duas correntes: uma que vai da busca na SEFAZ até os lançamentos no financeiro, e outra que vai da conexão bancária até as parcelas conciliadas. Os blocos em que a sua propriedade tem algo ligado aparecem com a etiqueta do estado; os blocos que dependem de um elo desligado aparecem em amarelo, indicando o que falta ligar.

O que o Copiloto faz com cada nota

Quando uma NF-e recebida chega, o Copiloto lê o que está escrito nela e resolve, item por item:

• O fornecedor. Se ainda não existe no seu cadastro, ele cadastra com os dados da nota.
• O produto. Ele procura primeiro no seu catálogo. Se o produto não existe, cadastra — usando o NCM da nota para decidir se aquilo é um defensivo, um fertilizante, um insumo para máquinas, e assim por diante.
• A quantidade. Ele lê a embalagem descrita no item. Uma nota que traz MODDUS 250 EC 20L com 2 unidades entra como 40 litros, não como 2.
• As parcelas. Ele lê as duplicatas da nota e cria uma parcela para cada uma, com o vencimento e o valor de cada uma.
• O custeio. Ele aplica os termos que você definiu: o que vai para o estoque e qual grupo de rateio o resto da nota segue.

Os dois níveis

O Copiloto tem dois níveis de autonomia. A diferença entre eles é uma só: quem aperta o botão de lançar.

Como ativar

1. Abra a aba Copilotos dentro da propriedade.
2. No card Lançamento automático de NF-e, clique em Ativar automação.
3. Escolha o nível de autonomia.
4. Defina os termos de custeio (veja a seção seguinte).
5. Clique em Ativar — ou em Ativar e executar agora, se quiser que ele já faça a primeira rodada em vez de esperar as 6h do dia seguinte.

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A partir daí o Copiloto passa a trabalhar sozinho: todos os dias às 6h (horário de Brasília) ele varre as notas que chegaram e trabalha cada uma sob os termos que você definiu. Você não precisa abrir a tela para ele rodar.

Termos de custeio

Os termos de custeio são o que você combina com o Copiloto uma vez só, para ele não precisar perguntar a cada nota:

• O que entra no estoque. Você escolhe quais tipos de insumo devem gerar entrada de estoque junto com o lançamento financeiro.
• Para onde vai o custo. Você escolhe o grupo de rateio que o restante da nota deve seguir.

Acompanhando o que ele fez

Na aba Execuções, cada rodada do Copiloto aparece com as notas que ele leu e a decisão que tomou em cada uma — inclusive quando a decisão foi não lançar, com o motivo escrito.

Você também pode pedir uma rodada na hora, pelo botão Nova execução, sem esperar a próxima automática.

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Por que uma nota não foi lançada

Algumas situações fazem o Copiloto deixar a nota de lado e registrar o motivo em vez de lançar:

• A nota já tinha sido lançada. Ele não lança de novo.
• A operação da nota não é de compra. Uma nota recebida nem sempre é despesa; o Copiloto olha o CFOP antes de tratar a nota como compra.

Um caso à parte: ele lança, mas sem o pagamento

Quando as duplicatas não fecham com o total da nota, o Copiloto ainda lança a despesa — a nota é real — e deixa o plano de pagamento de fora, em vez de criar parcelas erradas. A execução registra que o pagamento não foi espelhado, e você completa à mão.