Gerenciamento de certificado digital para busca de notas
Neste artigo, você aprende a cadastrar o certificado digital para a busca de documentos na SEFAZ e a gerenciar importações, ciência automática e o status dos certificados.
A antiga Importação SEFAZ agora se chama Documentos Recebidos: por essa aba você importa NF-e, NFS-e e CT-e em um só lugar.
Cadastro de certificado
Para realizar a importação, vá até a aba Fiscal, depois em Documentos Recebidos, e selecione a opção GERENCIAR DOCUMENTO(S).
No primeiro acesso, você será direcionado para o local de cadastro do seu Certificado Digital A1. Comece clicando em + NOVO DOCUMENTO PARA IMPORTAÇÃO.
Na nova janela, clique em CERTIFICADO DIGITAL para abrir o explorador de arquivos e selecione o arquivo do seu certificado A1, no formato .pfx ou .p12, no seu computador.
Após selecioná-lo, informe a senha no campo Senha e clique em IMPORTAR.
Algumas informações serão preenchidas automaticamente, como Nome e CPF/CNPJ, de acordo com o que consta no certificado, assim como a validade.
Após cadastrar o certificado no Aegro, você pode habilitar a busca de NF-e, NFS-e e/ou CT-e na seção DOCUMENTOS FISCAIS.
Para habilitar, clique sobre o seletor para que fique com a barra verde. Para desabilitar, clique novamente e mantenha o seletor em cinza.
Em seguida, o sistema libera as opções de Ciência automática e Ocultar NF-e sem inscrição estadual, dependendo do plano da sua propriedade.
Para habilitar, clique na caixa de seleção ao lado da opção desejada.
Mais de um certificado digital
Você pode cadastrar mais de um certificado para a importação de documentos fiscais: clique em + NOVO DOCUMENTO PARA IMPORTAÇÃO e repita o processo quantas vezes forem necessárias.
Também é possível usar o mesmo certificado CNPJ para importar documentos fiscais emitidos para os CNPJs das suas filiais — veja abaixo.
Cadastrando CNPJ de filial
Esta funcionalidade foi pensada para os casos em que há mais de um CNPJ para a mesma empresa, como matriz e filiais, permitindo importar as notas e conhecimentos de transporte de todos os CNPJs com um mesmo certificado.
Para adicionar um novo documento com o mesmo certificado, clique no menu Ações, localizado nos 3 pontos à direita do certificado.
Então selecione a opção Novo documento com mesmo certificado digital para abrir a janela de novo documento para importação, onde você informa o nome do agente de busca e os últimos 6 dígitos do CNPJ da filial.
Após inserir o CNPJ, clique em SALVAR e as notas e conhecimentos de transporte emitidos para este CNPJ também serão importados.
Você pode inserir mais de um CNPJ filial em um certificado, mas não é possível adicionar o mesmo CNPJ duas vezes.
Gerenciando buscas
Você pode gerenciar os seus certificados diretamente pela tela de Documentos Recebidos, clicando no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela.
Habilitar ou desabilitar importações
Para importar os documentos de um certificado, habilite o seletor da coluna ATIVAR IMPORTAÇÕES para que fique verde.
Se o seletor estiver cinza, o certificado está desabilitado e não está buscando notas da SEFAZ.
Você também pode pausar o mouse sobre o seletor para ver o texto explicativo, conforme a imagem abaixo.
Ciência automática
Declarar ciência é informar à Receita que você está ciente de que aquela nota foi emitida contra você. Esse é um passo obrigatório para a importação: é a partir da ciência que a SEFAZ libera o XML da nota para que o Aegro o disponibilize para lançamento no Financeiro da sua propriedade.
Com a opção de ciência automática ativa, todas as novas notas importadas têm a ciência declarada automaticamente, e você segue livre para gerenciar o que lançar ou não no Financeiro.
Para utilizar a opção, ative a funcionalidade de Ciência automática no momento do cadastro do certificado digital, clicando na caixa de seleção ao lado dela.
Você também pode habilitar ou desabilitar a ciência automática pelo gerenciamento de Certificados, no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela de importação.
Ocultar NF-e sem inscrição estadual
Para ajudar você a gerenciar somente as notas que fazem parte da operação da sua fazenda, o Aegro oferece uma opção para ocultar notas fiscais sem inscrição estadual preenchida.
Assim, você vê somente as notas que contenham Inscrição Estadual, filtrando os registros para lançamento no seu Financeiro.
Para utilizar a opção, ative a funcionalidade de Ocultar NF-e sem inscrição estadual no momento do cadastro do certificado digital, clicando na caixa de seleção ao lado dela.
Você também pode habilitar ou desabilitar a opção de ocultar notas sem IE pelo gerenciamento de Certificados, no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela de importação.
Status do certificado
A lista de certificados mostra o status de cada um deles pela coloração:
- Verde: o certificado está válido e importando notas normalmente.
- Cinza: o agente está sem certificado no sistema; é necessário vincular um certificado a este CPF/CNPJ.
- Vermelho: o certificado está vencido e é necessário emitir um novo certificado para que as importações voltem a ocorrer normalmente.
- Amarelo: o certificado está com problemas no carregamento ou próximo de vencer; verifique se ele está sendo utilizado em outro sistema ou confira a validade.
Informações técnicas
A seguir, algumas informações técnicas relevantes e as principais dúvidas frequentes sobre a importação de notas fiscais no Aegro.
Como é feita a busca de documentos fiscais
Com o certificado cadastrado e habilitado para a importação de documentos fiscais, o Aegro faz as buscas de forma automática.
Com o seu certificado, o Aegro realiza as buscas de documentos emitidos contra seu CPF ou CNPJ diretamente na SEFAZ.
A busca ocorre a cada duas horas: a SEFAZ valida a autenticidade do certificado e retorna todas as notas ou conhecimentos de transporte emitidos desde a última busca.
Ao iniciar a importação pela primeira vez, ou seja, no momento da primeira inserção do certificado digital, serão importadas apenas as notas e conhecimentos de transporte emitidos após o horário da inserção.
Se você inseriu o certificado hoje às 9h, somente as notas emitidas a partir desse horário serão consideradas.
Dúvidas frequentes
A seguir, respostas para as dúvidas mais frequentes dos nossos canais de atendimento.
Como funciona a busca se eu já usava a importação da SEFAZ?
Se você já utilizava a integração com a SEFAZ (pelo Aegro ou outro sistema) e interrompeu a busca por um tempo, o sistema pode realizar uma busca retroativa de até 90 dias — mas somente se a busca anterior tiver sido pausada e reativada no Aegro.
Ou seja, ao reinserir o certificado após uma pausa na busca, o sistema tenta recuperar as notas emitidas nos últimos 90 dias a partir da data da reativação dentro das próximas horas.
Quando são feitas as buscas?
A busca ocorre a cada 2 horas, de acordo com o período permitido de buscas pela SEFAZ, inclusive durante a madrugada. Assim, nas próximas vezes que acessar a tela de importação, suas notas já estarão disponíveis.
Quais tipos de notas serão importadas?
A depender da configuração do agente de busca, serão importadas as NF-e de modelo 55 e NFS-e em que o documento do certificado, seja CPF ou CNPJ, seja informado como Destinatário, Transportador ou Terceiro Autorizado.
Ou seja, serão importadas notas fiscais eletrônicas e de serviços de diferentes operações emitidas contra o CPF ou CNPJ do certificado, como contra notas, notas de venda, devolução e remessa.
Quanto tempo são disponibilizadas as notas?
Ao ser emitida uma nova nota, pode haver demora para ela ser disponibilizada, pois o processo depende da comunicação das SEFAZ estaduais e municipais com a SEFAZ Nacional, de onde o Aegro realiza a consulta.
A importação de NFS-e passou a ser possível justamente por conta da comunicação da SEFAZ municipal com a SEFAZ nacional, que não ocorria anteriormente.
Como essa integração depende da comunicação de cada SEFAZ, a disponibilização para as buscas pode demorar mais que o esperado.
Veja como funciona a comunicação de notas emitidas de acordo com o modelo:
- NF-e: o emitente emite diretamente pela SEFAZ estadual, que encaminha a nota para a SEFAZ nacional. Essa comunicação é mais fluida e geralmente leva alguns minutos para a nota ser disponibilizada na SEFAZ nacional. Na próxima busca feita pelo Aegro, a nota já será identificada e enviada.
- NFS-e: o emitente emite diretamente pela SEFAZ municipal, que encaminha a nota para a SEFAZ nacional. Esse processo está em fase de adaptação e geralmente leva algumas horas; em alguns casos, certas SEFAZ municipais levaram dias para disponibilizar as notas. Na próxima busca feita pelo Aegro, a nota já será identificada e enviada.
Posso ter a importação em diferentes propriedades no Aegro?
Você pode importar notas em diferentes propriedades dentro do Aegro, mas podem haver diferenças na disponibilização das notas ao ativar o certificado.
Se você ativou o certificado das duas propriedades em momentos muito diferentes, a busca pode ter iniciado em uma propriedade e, ao inserir o certificado na segunda propriedade 3 dias depois, somente serão puxadas as notas emitidas após essa data de inserção.
Assim, a primeira propriedade terá notas mais antigas do que a segunda, mas todas as novas notas serão importadas em ambas.
Exemplo prático:
Ao inserir o certificado na propriedade A no dia 1º de março, as notas serão importadas a partir desse momento.
Mas, se você inserir o certificado na propriedade B somente no dia 5 de abril, serão importadas nesta propriedade somente as notas emitidas a partir do dia 5 de abril. As retroativas não serão puxadas, pois já foram enviadas à propriedade A.
Por que não estou recebendo notas emitidas contra meu CPF ou CNPJ em Documentos Recebidos?
Se as notas não estão aparecendo no Aegro, isso pode estar relacionado a alguns cenários específicos. Veja os principais e como verificar cada um.
Notas emitidas antes do início da busca
Quando você começa a usar a importação via SEFAZ, o sistema passa a buscar as notas a partir daquele momento.
Em alguns casos, a SEFAZ permite buscar notas retroativas (até 90 dias), mas isso só acontece quando já existia um histórico de consultas anteriores para esse CPF/CNPJ.
A nota pode ser de um tipo não suportado ou não vinculada ao seu CPF/CNPJ
O Aegro busca automaticamente as notas na SEFAZ utilizando o seu certificado digital. Por isso, só conseguimos importar:
- NF-e (modelo 55)
- NFS-e (modelo 13)
Em ambos os modelos, somente serão importadas notas em que o CPF ou CNPJ do seu certificado aparece como destinatário ou transportador.
Verifique se a nota que você espera ser importada atende a esses critérios.
Pode haver conflito com outro sistema buscando as mesmas notas
Se você utiliza outro sistema além do Aegro para consultar notas, a SEFAZ pode bloquear temporariamente as buscas.
Isso acontece porque existe um intervalo mínimo entre as consultas e, quando dois sistemas consultam ao mesmo tempo (ou muito próximos), pode ocorrer esse bloqueio — mesmo que sempre tenha funcionado antes, mudanças de horário nas buscas podem causar o conflito.
Se possível, alinhe os horários de busca entre os sistemas (por exemplo, configure a busca do outro sistema durante a noite) para reduzir as chances de bloqueio.
A nota pode não ter sido sincronizada na SEFAZ Nacional ainda
Quando uma NF-e de modelo 55 é emitida, ela passa por dois ambientes:
- SEFAZ do estado
- SEFAZ Nacional (onde o Aegro realiza a busca)
Se houver atraso ou falha nessa sincronização, a nota pode não aparecer no sistema imediatamente.
Como verificar:
- Copie a chave de acesso da nota
- Acesse o portal da NF-e: http://www.nfe.fazenda.gov.br/
- Consulte a nota
Se a data de inclusão estiver como 01/01/0001 00:00:00, significa que ela ainda não foi sincronizada corretamente.
A própria consulta no portal costuma forçar essa sincronização. Após consultar, aguarde algumas horas e verifique novamente no Aegro. Se houver várias notas, repita o processo ou aguarde a normalização da SEFAZ.
No caso da NFS-e, modelo 13, o processo é um pouco diferente: quando a nota deste modelo é emitida, ela passa por dois ambientes:
- SEFAZ do município
- SEFAZ Nacional (onde o Aegro realiza a busca)
Como o envio da nota de serviços da SEFAZ municipal para a Nacional é bem novo, alguns municípios estão demorando para realizar o envio. Assim, se houver atraso ou falha nessa sincronização, a nota pode não aparecer no sistema imediatamente.
Prontinho, agora você sabe como gerenciar seu certificado digital para busca de notas fiscais no Aegro!
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