Lançando notas importadas
Neste artigo, você vê como lançar no Financeiro as NF-e e NFS-e importadas da SEFAZ: da declaração de ciência à conciliação de fornecedor e itens.
A antiga Importação SEFAZ agora se chama Documentos Recebidos: por essa aba você importa NF-e e NFS-e em um só lugar.
Para baixar os arquivos, importar e lançar as notas no Aegro, você precisa passar por estas etapas:
- Declarar ciência (obrigatório para NF-e)
- Manifestar a nota (opcional para NF-e)
- Lançar no Aegro (NF-e e NFS-e)
Importação de NF-e e NFS-e
Ao configurar o seu certificado para receber documentos, você pode selecionar se deseja receber NF-e e NFS-e e lançar as notas diretamente no seu Financeiro.
Para lançar as NF-es (Nota Fiscal Eletrônica de modelo 55), você precisa ter declarado ciência da nota, para que o XML seja disponibilizado pela SEFAZ e o Aegro exiba o botão de lançamento.
Caso a ciência da NF-e não tenha sido declarada, o botão estará em cinza e, ao passar o mouse sobre ele, será exibida a mensagem de que a ciência é necessária para o lançamento.
Por isso, recomendamos deixar a opção de Ciência automática ativada no agente de busca. Sem ela, a ciência precisa ser declarada manualmente.
Já para NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), não é necessário declarar ciência nem fazer manifestação: você pode prosseguir diretamente para o lançamento.
Lançamento no Aegro
Para lançar a nota no seu Financeiro, seja NF-e ou NFS-e, clique no ícone Lançar no financeiro, sinalizado pelo botão verde com a flecha branca.
Será aberta uma nova janela, onde você fará a conciliação dos itens e do fornecedor da nota com os itens do catálogo do Aegro e seguirá com o lançamento da despesa no seu Financeiro.
Na tela de conciliação, você vê as seguintes informações da nota: tipo, valor, número da nota fiscal, inscrição estadual e natureza da operação, além das opções de conciliar fornecedor e itens.
Conciliação do Fornecedor
A conciliação com fornecedores é feita pelo CNPJ. Caso o CNPJ da nota não seja encontrado entre os fornecedores cadastrados na sua propriedade, o sistema sugere o nome mais parecido que encontrar.
O Aegro sinaliza que o fornecedor foi conciliado com o ícone de conciliado em azul e, logo abaixo do campo do nome do Fornecedor, aparece a opção Atualizar fornecedor com os dados da nota.
Com este seletor marcado, os dados do fornecedor selecionado serão atualizados conforme os dados da nota. Caso não deseje atualizar o fornecedor, desmarque o seletor.
Se for a primeira vez que você concilia e ainda não tem esse Fornecedor cadastrado na sua propriedade, você pode adicioná-lo diretamente por esta tela.
Clique em + Fornecedor (opcional) e digite o nome do fornecedor. Se não houver um cadastro correspondente, clique em ADICIONAR “nome digitado” para prosseguir com o cadastro do novo fornecedor.
Após cadastrar ou selecionar o fornecedor, ele aparecerá com o ícone em azul, indicando que está conciliado.
Conciliação de Itens
A conciliação de itens é feita pelo nome: o sistema busca no catálogo do Aegro o item com o nome mais parecido com o item da nota.
Item sugerido compatível
Se o sistema identificar um item de mesmo nome, ele lista o produto já com a unidade cadastrada e o identifica com o ícone de conciliado, uma bolinha azul ao lado do item.
Se a sugestão do item estiver correta, mas a unidade sugerida for diferente da unidade do item na nota fiscal, aparecerá um botão cinza com uma flecha: será necessário adicionar manualmente a quantidade total na unidade do item do catálogo do Aegro, para ficar coerente com a nota fiscal.
Item sugerido incorreto
Caso o item sugerido esteja incorreto ou o Aegro não tenha localizado nenhum item para sugerir, clique no X ao lado do produto ou serviço para removê-lo da conciliação.
Em seguida, o campo + Produto ou serviço ficará em vermelho, indicando que é necessário conciliar.
Clique em + Produto ou serviço e use a barra Pesquisar, assim como os tipos de elemento, para localizar um produto compatível.
Item não encontrado
Caso não haja item de nome similar, o Aegro não sugere a conciliação de outro produto. Clique no campo + Produto ou serviço e use a barra Pesquisar, assim como os tipos de elemento, para localizar um produto compatível.
Item não cadastrado
Se a busca pela barra Pesquisar não localizar o produto no seu catálogo, você pode criar um novo elemento clicando em ADICIONAR “nome digitado” e seguindo os passos do cadastro.
Uma vez finalizado o cadastro, o Aegro seleciona automaticamente o elemento para a conciliação desse item no lançamento.
Não conciliar item
Você também pode escolher não conciliar algum ou todos os itens da nota.
Para isso, clique na caixa de seleção ao lado do item para desmarcá-la ou, para desmarcar todos os itens da nota, clique na caixa de seleção ao lado do texto Conciliar X/X itens.
Significado das cores do ícone de conciliação
Ao conciliar o fornecedor ou os produtos e serviços da nota, o Aegro indica a situação pela coloração do ícone de conciliado:
| Coloração | Ícone de conciliação | Descrição |
|---|---|---|
| Azul | 
| O item ou fornecedor está conciliado corretamente, com informações completas (quantidade e unidade) |
| Cinza sem barra | 
| Aguardando o preenchimento do item ou fornecedor para ser conciliado |
| Cinza com barra | 
| O item não será conciliado |
| Vermelho | 
| O item está com informações incompletas |
Avançando para o lançamento
Após finalizar a conciliação e conferir todos os dados, clique em AVANÇAR para prosseguir para as configurações do lançamento no seu Financeiro.
A próxima aba é a de Novo lançamento, preenchida automaticamente com algumas informações da nota, incluindo o tipo de operação Despesa ou Receita, com base no CFOP da nota.
Confira as informações, editando os dados necessários e definindo, entre outras informações, os dados de pagamento e apropriação de custo ou receita.
Após finalizar a conferência, clique em SALVAR E FECHAR para registrar o lançamento no seu Financeiro.
Verificando lançamento no Financeiro
Você pode verificar se a sua nota foi lançada diretamente pela aba de Documentos Recebidos.
Ao lado da nota lançada, o botão muda de Lançar no Financeiro para Ver lançamento.
Ao clicar nele, abre-se a visualização lateral do lançamento, onde você confere as principais informações e acessa as parcelas ou a edição do lançamento, como já faz no Financeiro.
Para localizar o lançamento diretamente no seu Financeiro, acesse a aba Financeiro e use o filtro de Nota fiscal para buscar pelo número específico da nota, além de definir o período e demais filtros, como Fornecedor e Categoria financeira.
Lançando mais de uma vez
Em alguns casos, pode ser necessário registrar uma nota em dois lançamentos distintos.
Para isso, clique nos 3 pontos ao lado da nota já lançada, diretamente em Documentos Recebidos.
Será aberto o menu Ações, com a opção Lançar no financeiro entre as demais.
Ao clicar nessa ação, será aberta a janela de conciliação dos dados da nota, onde você ajusta as informações conforme a necessidade do segundo lançamento.
Prontinho, agora você sabe como lançar suas NF-e e NFS-e importadas da SEFAZ na sua propriedade no Aegro!
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