Entenda a prévia e o resultado da importação do Livro Caixa

Este artigo explica o que cada parte da prévia da importação mostra e como o Aegro transforma as linhas do arquivo TXT do LCDPR em contas pagas. O passo a passo está em Como importar o TXT do Livro Caixa (LCDPR).

O que a importação faz

Cada lançamento do arquivo (registro Q100) vira uma conta paga no Financeiro:

• conta a receber paga para as receitas e os adiantamentos;
• conta a pagar paga para as despesas;
• paga na data e na conta bancária do lançamento, com o fornecedor ou cliente do participante, o número do documento, o histórico, a categoria escolhida e o imóvel;
• já classificada para o Livro Caixa: tipo de lançamento, tipo de documento e imóvel preenchidos.

Depois de criar as contas, o Aegro atualiza o Livro Caixa do ano, e os lançamentos passam a aparecer nele. Os totais mensais e o saldo que o arquivo traz servem só de conferência no outro sistema: o Aegro recalcula os dele a partir das contas.

O arquivo aceito

A importação aceita só o TXT do LCDPR no leiaute 1.3 da Receita Federal, em UTF-8, com as linhas começando pelo registro (sem a barra vertical no início, como no SPED). O arquivo precisa começar com o registro 0000 e terminar com o 9999, e a quantidade de linhas declarada no 9999 precisa bater com a do arquivo. Fora disso, o arquivo inteiro é recusado, e a janela diz o motivo.

Campos de valor vazios contam como zero.

Cadastros

A prévia procura no Aegro cada cadastro que o arquivo usa:

Quando um imóvel ou uma conta bancária não é encontrado, ou é encontrado mais de uma vez, ele aparece na tabela de cadastros com o código do arquivo, o que foi procurado e quantas linhas dependem dele. Essas linhas ficam com erro e não são importadas; as demais seguem normalmente. Corrija o cadastro e envie o arquivo de novo para trazer as que ficaram de fora.

O produtor e o Livro Caixa do ano são diferentes: se um deles não é encontrado, ou é encontrado mais de uma vez, os lançamentos do arquivo não são avaliados. A prévia mostra nenhum lançamento pronto para importar, e o motivo aparece só na tabela de cadastros, não em Linhas que ficam de fora. Cadastre o produtor com o CPF do arquivo, ou crie o Livro Caixa dele no ano do arquivo, e envie o arquivo de novo.

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Tipos de lançamento e totais

A prévia soma as entradas e as saídas, em valor cheio (veja Valor da conta), dos lançamentos que serão importados de cada tipo. Linhas com erro, linhas que já existem e linhas que ainda esperam uma escolha não entram nessa soma, por isso ela pode não bater com os totais do outro sistema:

Você escolhe uma categoria financeira para cada tipo, e ela vale para todos os lançamentos daquele tipo. Receitas e adiantamentos aceitam só categoria de receita; despesas, só categoria de despesa.

Valor da conta: por que pode ser maior que o do arquivo

No LCDPR, quando o imóvel é explorado em condomínio ou parceria, cada lançamento traz só a parte do produtor. No Aegro, a conta é criada com o valor cheio do pagamento, e o Livro Caixa aplica a participação do produtor de novo ao mostrar o lançamento e ao gerar o livro.

O valor cheio é a parte do produtor dividida pela participação dele no imóvel cadastrado no Aegro, arredondado para cima no centavo: é o menor valor que, com a participação aplicada, devolve exatamente a parte que estava no arquivo.

Se o imóvel é explorado só pelo produtor (100%), o valor da conta é o mesmo do arquivo. Se a participação do produtor no imóvel do arquivo estiver vazia, for zero ou passar de 100%, a linha fica com erro.

Lançamentos em caixa, em trânsito e de vários imóveis

• Em caixa (conta 000 no arquivo) e em trânsito (conta 999): entram na conta bancária que você escolher na prévia, e o lançamento continua marcado como caixa ou em trânsito no Livro Caixa.
• De vários imóveis (imóvel 000 no arquivo): entram no imóvel que você escolher na prévia, e o valor cheio usa a participação do produtor nesse imóvel.

Linhas que já existem

Uma linha aparece como Já existe quando o Livro Caixa do produtor já tem um lançamento com a mesma data, a mesma conta bancária, o mesmo imóvel, o mesmo participante e o mesmo número de documento, com valor igual ou a poucos centavos de diferença. A diferença aceita cobre o arredondamento da participação, inclusive quando o lançamento veio do arquivo de outro condômino do mesmo imóvel. Essas linhas não são importadas, e a prévia mostra os dois valores lado a lado.

Duas linhas iguais dentro do mesmo arquivo não se anulam: dois pagamentos iguais no mesmo dia são importados os dois.

É isso que torna seguro importar o mesmo arquivo de novo: só entra o que ainda não está no livro. Se uma importação for interrompida, envie o arquivo e confirme de novo, e ela continua de onde parou.

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Linhas com erro

Cada linha com erro aparece na tabela Linhas que ficam de fora com o número da linha no arquivo, o motivo e o registro e o campo do problema. Os motivos mais comuns:

O resumo

Limitações conhecidas

• A importação não cria produtor, Livro Caixa, imóveis nem contas bancárias: eles precisam existir antes.
• Os lançamentos de vários imóveis vão todos para o mesmo imóvel escolhido.
• A conta escolhida para o caixa vale para os lançamentos em caixa e em trânsito juntos.
• A categoria vale para todos os lançamentos do mesmo tipo. Depois de importar, você pode editar cada conta no Financeiro.
• As contas importadas não recebem safra, rateio nem centro de custo.
• A prévia mostra a quantidade de lançamentos que serão importados, não a lista deles.
• Não é possível forçar a importação de uma linha marcada como Já existe.
• Ao gerar o LCDPR pelo Aegro depois da importação, o histórico dos lançamentos sai sem acentos e sem parênteses, e os códigos de três dígitos dos imóveis e das contas (001, 002…) podem mudar. Datas, valores, imóveis, contas e participantes saem iguais aos do arquivo importado.
• Arquivos muito grandes podem levar alguns minutos para confirmar. Não feche a janela durante a importação.

Perguntas frequentes

A prévia grava alguma coisa? Não. As contas só são criadas quando você clica em Confirmar importação.

Posso importar o mesmo arquivo duas vezes? Pode. O que já estiver no Livro Caixa aparece como Já existe e não é criado de novo.

A importação parou no meio. Perdi alguma coisa? Não. Envie o arquivo e confirme de novo: o que já foi criado é reconhecido e só o restante entra.

Por que o valor da conta é diferente do valor do arquivo? Porque o arquivo traz só a parte do produtor e o Aegro cria a conta com o valor cheio. Veja Valor da conta.

Onde vejo as contas importadas? No Livro Caixa do produtor, no ano do arquivo, e no Financeiro, nas contas a pagar e a receber pagas, na data de pagamento do arquivo.

Uma linha ficou com erro. O que faço? Veja o motivo na tabela Linhas que ficam de fora, corrija o cadastro no Aegro ou o arquivo no outro sistema e envie o arquivo de novo. Só as linhas que faltam serão importadas.