Artigos sobre Como Preencher Nota Fiscal

O que é Como Preencher Nota Fiscal

O processo de preenchimento da Nota Fiscal, especificamente no contexto do produtor rural (NFP-e), refere-se ao procedimento técnico de registrar formalmente uma operação de circulação de mercadorias, seja ela de venda, transferência, devolução ou simples remessa. No agronegócio brasileiro, esta etapa deixou de ser apenas burocrática para se tornar um pilar da gestão eficiente, especialmente com a obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica em substituição ao antigo bloco de notas em papel em quase todo o território nacional. O preenchimento correto envolve a inserção precisa de dados sobre o emissor, o destinatário, os produtos (grãos, insumos, gado), valores e tributos incidentes.

A importância prática deste procedimento reside na conformidade fiscal e na garantia da rastreabilidade da produção. Um preenchimento adequado assegura que o produtor recolha os impostos corretos (como Funrural e ICMS) e evita problemas no transporte da carga. Além disso, a exatidão das informações é crucial para que o destinatário aceite a mercadoria; erros de digitação, códigos fiscais incorretos ou divergências de quantidade são as principais causas para a “Recusa de Nota Fiscal”, situação onde o comprador rejeita a operação junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz), gerando retrabalho e passivos fiscais para o emissor.

No cenário atual, o preenchimento ocorre majoritariamente via sistemas emissores (softwares de gestão agrícola) ou portais das Secretarias da Fazenda estaduais. O produtor deve possuir um Certificado Digital (e-CPF ou e-CNPJ) para validar juridicamente o documento. O domínio sobre como preencher cada campo — desde a descrição do item até a classificação fiscal (NCM) — é fundamental para evitar multas, apreensão de mercadorias em barreiras fiscais e o bloqueio da Inscrição Estadual.

Principais Características

• Identificação das Partes: Exige dados cadastrais exatos do emitente (produtor) e do destinatário, incluindo CNPJ/CPF, Inscrição Estadual e endereço completo, fundamentais para validar a transação.
• Classificação da Operação (CFOP): Utilização obrigatória do Código Fiscal de Operações e Prestações, que define a natureza da movimentação (ex: 5.101 para venda de produção, 5.202 para devolução de compra), determinando a tributação aplicável.
• Detalhamento Tributário: Inclusão correta de alíquotas e bases de cálculo de impostos como ICMS, IPI, PIS, COFINS e a contribuição ao Senar/Funrural, variando conforme o regime tributário e o estado.
• Codificação de Produtos (NCM): Uso da Nomenclatura Comum do Mercosul para classificar cada item (soja, milho, defensivos), o que impacta diretamente nas regras fiscais e sanitárias da carga.
• Validação Digital: Necessidade de assinatura eletrônica via Certificado Digital (A1 ou A3), garantindo a autenticidade e a integridade dos dados transmitidos à Sefaz.

Importante Saber

• Risco de Recusa: O preenchimento incorreto é o principal motivo para a recusa da nota pelo destinatário. Se houver divergência entre o que foi pedido e o que consta na nota (preço, quantidade ou descrição), o comprador deve realizar a manifestação de recusa, obrigando o produtor a cancelar ou corrigir a operação.
• Prazos de Cancelamento: Caso o produtor perceba um erro logo após o preenchimento, existe um prazo legal (geralmente 24 horas, variando por estado) para cancelar a nota, desde que a mercadoria não tenha saído da propriedade.
• Carta de Correção: Para erros simples que não afetam valores ou impostos (como dados adicionais ou endereço de entrega), é possível emitir uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e) para sanar a falha sem cancelar a nota original.
• Diferença entre Recusa e Devolução: A recusa ocorre quando o destinatário não aceita a nota (operação não realizada). Já a devolução exige o preenchimento de uma nova nota fiscal (de entrada ou saída) para anular os efeitos de uma operação que foi inicialmente aceita, mas desfeita posteriormente.
• Automatização: O uso de softwares de gestão agrícola reduz drasticamente erros de preenchimento, pois muitas informações (como NCM e dados de clientes) ficam salvas no cadastro, automatizando o cálculo de impostos e evitando falhas manuais.